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E-Rechnung - Ein Überblick und erste Schritte
Ab dem 1.1.2025 besteht für Unternehmer in Deutschland in bestimmten Fällen die Verpflichtung zur Erstellung und zum Empfang einer Rechnung in einem strukturierten
elektronischen Format (E-Rechnung). Dieses Merkblatt fasst die wesentlichen Neuerungen zusammen, zeigt hilfreiche Übergangsregelungen auf und gibt Praxishinweise für eine
erfolgreiche Implementierung.
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1) Was sind strukturierte elektronische Formate (E-Rechnungen)?
Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss der vorgegebenen europäischen Norm1 entsprechen. Hinter diesem Format versteckt sich ein XML-Datensatz auf Basis der CEN 16931, d. h. ein maschinenlesbares Format, welches nicht unmittelbar für das menschliche Auge lesbar ist. Für die Lesbarkeitsmachung gibt es Softwarelösungen am Markt. Aus Sicht der Finanzverwaltung stellt insbesondere sowohl eine Rechnung nach dem XStandard als auch eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich eine E-Rechnung dar.Achtung: Eine Rechnung im Format einer pdf-Datei ist keine E-Rechnung!
Es ist jedoch zulässig eine E-Rechnung als hybrides Datenformat zu erstellen: Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Diese Rechnung besteht somit aus einem lesbaren Teil (PDF-Dokument) und einem integriertem XML-Datensatz.
1 gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1)
2) Wann besteht für mich als Unternehmer die Pflicht zur Erteilung einer solchen E-Rechnung?
Wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:- Die Lieferung oder sonstige Leistung ist in Deutschland steuerbar.
- Die Lieferung oder Leistung wird von einem Unternehmer an einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (B2B) erbracht (auch Kleinunternehmer).
- Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger sind in Deutschland (Inland) ansässig.
- Die Leistung ist nicht umsatzsteuerfrei (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG)
3) Gibt es davon Ausnahmen, sodass keine E-Rechnung gestellt werden muss?
Von der Pflicht zur Erteilung von E-Rechnungen sind sog. Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR, Fahrausweise und auch Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden ausgenommen.Achtung bei Bargeschäften > 250 EUR
Da im geschäftlichen Alltag Rechnungen bzw. Bargeschäfte mit einem Gesamtbetrag über 250 EUR keine Seltenheit sind (z. B. Hotelübernachtungen, Geschäftsessen in einem Restaurant, Betankung von Baumaschinen, Lastkraftwagen, Materialeinkauf im Baumarkt, Einkäufe im Großhandel) sollten Sie sich mit Ihrem Geschäftspartner über den Austausch von E-Rechnungen verständigen. Sollte die Erteilung einer E-Rechnung unterblieben sein, kann dies unter engen Voraussetzungen mit Rückwirkung nachgeholt werden.
4) Welche Übergangsfristen gibt es?
Bis zum 31.12.2026dürfen alle Rechnungsersteller für in 2025 und 2026 ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen weiterhin Papierrechnungen oder auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. pdf-Rechnungen), erteilen. Für abweichende elektronische Rechnungsformate ist allerdings die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Bis zum 31.12.2027
dürfen Rechnungsersteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangen Jahr (Gesamtumsatz nach § 19 UStG) max. 800.000 EUR betragen hat, für in 2025 und 2026 ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen weiterhin Papierrechnungen oder auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, erteilen. Für abweichende elektronische Rechnungsformate (z.B. pdf-Rechnungen) ist allerdings die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
5) Besteht trotzdem der Übergangsfristen in jedem Fall Handlungsbedarf für jeden Unternehmer ab dem 1.1.2025?
Ja, denn die Wahlrechte bestehen nur für Rechnungsaussteller. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass bereits ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen bei jedem Unternehmer als Rechnungsempfänger eingehen können. Dabei besteht seitens des Rechnungsempfängers keine Möglichkeit zur Ablehnung. Jeder Unternehmer muss ab dem 1.1.2025 in Deutschland empfangsbereit sein. Kleinunternehmer sind dabei nicht ausgenommen!6) Warum ist meine Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen ab dem 1.1.2025 für mich als Rechnungsempfänger steuerlich wichtig?
Diverse Unternehmen werden ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen erteilen und von etwaigen Übergangsfristen keinen Gebrauch machen. Wird Ihnen eine E-Rechnung erteilt, berechtigt diese zukünftig (unter den übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG) zum Vorsteuerabzug! Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, besteht kein Anrecht auf alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.Richten Sie daher bis zum 1.1.2025 mindestens ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ein. Dieses E-Mail-Postfach muss nicht ausschließlich für den Eingang von Rechnungen erstellt werden. Die Beteiligten können abweichend hiervon auch andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.
Umsatzsteuerlich gilt, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil (XML-Datei) so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form, somit digital, vorliegt. Spätestens ab dem 1. Januar 2025 sollen Steuerpflichtige auf Anforderung (z. B. für das Veranlagungsverfahren) E-Rechnungen über ELSTER an die Finanzverwaltung einreichen können.
Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, eine weitergehende elektronische Verarbeitung einer E-Rechnung durchzuführen. Er kann durch eine elektronische Verarbeitung die Chancen der Digitalisierung nutzen, ist dazu aber nicht verpflichtet.
Vermeiden Sie mit Blick auf die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" dabei unbedingt Medienbrüche.
7) Gibt es eine Stellungnahme des Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Vorgaben zum praktischen Umgang mit E-Rechnungen ab 1.1.2025?
Am 15.10.2024 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung Stellung genommen. Die Aussagen dieses Schreibens2 sind für die rechtssicherere Anwendung der E-Rechnung von wichtiger Bedeutung:- Der Rechnungsaussteller kann sich bei der Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser inländischer Unternehmer ist, oder nicht.
- auch bei Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweisen (§ 34 UStDV) kann freiwillig eine E-Rechnung erteilt werden.
- Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift.
- Bei hybriden Formaten (z. B. ZUGFeRD), d. h. Formaten die aus einem strukturierten Datenteil (XML) und einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF) bestehen, ist zukünftig der strukturierte Datenteil steuerlich entscheidend. Weicht der (menschenlesbare) Bildteil hinsichtlich der Rechnungsangaben vom (maschinenlesbaren) strukturierten Teil ab, kann dies zu einer umsatzsteuerlichen § 14c-Problematik führen. Technisch begründete geringfügige Abweichungen, konkretisierende oder ergänzende Informationen (z. B. aus Gründen der Darstellung verkürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen) sind allerdings unschädlich, sofern der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück erhalten bleibt.
- Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.
- Bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverträge, Leasingverträge), bei denen üblicherweise nicht monatlich eine Rechnung erteilt wird, besteht zukünftig (bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen) für den ersten Teilleistungszeitraum (z. B. bei monatlicher Mietzahlung der erste Monat nach Mietbeginn) die Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung. Diese einmalige Erteilung einer E-Rechnung hat gem. BMF "abgeltende" Wirkung, solange sich die Rechnungspflichtangaben des §14 UStG nicht ändern (z. B. der Mietzins).
- Für alle vor dem 1.1.2027 erteilten Dauerrechnungen, die nicht als E-Rechnung erteilt wurden, wird faktisch ein Bestandsschutz eingeräumt. Das bedeutet, solange sich die Rechnungspflichtangaben nicht ändern, muss nachträglich keine E-Rechnung erteilt werden.
- Bei Rechnungen zu Voraus- und Anzahlungen räumt das BMF ein, dass die europäische Norm, an der sich die verpflichtende E-Rechnungs-Formate orientieren, die Darstellung von Schlussrechnungen noch nicht abbilden kann. Das BMF verweist in diesem Zusammenhang auf die Möglichkeit der Erteilung einer sog. Restrechnung (vgl. Abschnitt 14.8. Abs. 11 UStAE).
- bei der Berichtigung einer E-Rechnung muss derselbe Rechnungstyp verwendet werden, wie bei der initialen Rechnungsausstellung.
- Sofern eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§14, 14a UstG. D.h. bestand eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung (z.B. Papierrechnung oder pdf-Rechnung) ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§14, 14a UStG. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Sofern eine Rechnung fälschlicherweise nicht als E-Rechnung ausgestellt wurde, kann diese durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Die E-Rechnung muss dabei auf die ursprüngliche Rechnung spezifisch und eindeutig Bezug nehmen und dadurch zum Ausdruckbringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Auch hier ist eine Rückwirkung auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung möglich.
- Gem. BMF muss der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufbewahrt werden, dass dieser in seiner ursprünglichen und unveränderten Form vorliegt (digital!). Dasselbe gilt für zusätzlich übersandte Dokumente (z. B. Anhänge). Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.
- Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
- Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.